כל חברה מודעת לכך שיש חשיבות רבה לאירועים עסקיים, בין אם מדובר על יום חברה כדי לקשר בין העובדים, ולחבר אותם עמוק לאופי החברה, לבין אירוע שיווקי עבור לקוחות, או השקת מוצר – כל אירוע עסקי כזה באולם לישיבות והרצאות הוא תהליך חשוב שדורש עיון ותכנון מדויק. האולם שתבחרו ישפיע ישירות על אווירת האירוע, על האורחים, על הדרך שבה יקלטו את המידע הרלוונטי שאתם רוצים להעביר להם, ועל תוצאת ההשקעה שלכם. אז בשורה התחתונה – איזה אירוע אתם מתכננים, ואיזה תדמית אתם רוצים ליצור לעצמכם?
כמה נקודות שכדאי לשקול בעת בחירת אולם לישיבות והרצאות:
1. תכנון האולם:
בדקו את תכנון האולם ווודאו שהוא יכול להתאים להרצאות וישיבות. יש לוודא כי ישנם מקומות ישיבה מאורגנים בצורה שתתאים לאורחים, ושיש את הציוד טכנולוגי הדרוש כמו מקרן ומסך.
2. קיבולת – כמה אנשים יכולים להיכנס באולם:
וודאו שהאולם הנבחר מתאים לכמות האנשים שאתם מצפים לארח. חשוב להבין את הדרישות שלכם בנוגע לקיבולת, במיוחד אם מדובר בכנס או אירוע גדול. קחו בחשבון שכמות האנשים יכולה לגדול או לקטון במעט ולכן חשוב לוודא שבמרים כאלו קיבולת האולם עדיין תאפשר זאת.
3. טכנולוגיה:
בדקו את היכולת הטכנולוגית של האולם והמתחם. האם ישנם מערכות סאונד מתקדמות, מסכים, ואפשרויות טכנולוגיות נוספות שיכולות לתמוך בהרצאות ומצגות.
4. מיקום ונגישות:
המיקום חשוב מאוד. וודאו שהוא נגיש למשתתפים, עם חניה נוחה ובנוסף קרבה לתחבורה ציבורית. גם נגישות לאנשים עם מוגבלויות יכולה להיות גורם חשוב.
5. עיצוב ואסתטיקה:
עיצוב האולם והאווירה במתחם יכולה לשפר את חוויית האירוע. חשוב לוודא שהעיצוב והאסתטיקה של המקום מתאימים לסוג האירוע ולמטרה שלכם, אם זה אירוע קונספט, תוכלו לצרף אלמנטים נוספים לבד או באמצעות מעצב/ת אירועים. יש חשיבות רבה לייחודיות האירוע שלכם.
6. שירותי קייטרינג:
בדקו האם ישנם אפשרויות לשירותי קייטרינג בתוך האולם, האם יש לובי שאפשר להגיש בו בנוחות כיבוד או האם תצטרכו לדאוג לכיבוד בעצמכם. שירותי קייטרינג יכולים לשפר את חווית האירוע. תתכננו תקציב לשירותי קייטרינג באולם הרצאות, לישיבות וכנסים – זה צעד חשוב שיש לבצע כחלק מתהליך הארגון. תקציב טוב יסייע לכם להבטיח שהקייטרינג יתאים לצרכים של האירוע ולתקציב הכללי שלכם – ואל תשכחו לשים דגש על קהל היעד שלכם וכמות השעות שהאורחים צפויים להיות.
7. תכננו את התקציב שלכם נכון:
קבעו תקציב מראש ווודאו שהמחירים והתכנים של האולם נכנסים לתקציב שלכם. קבעו מראש את יעדי האירוע והעדיפויות העיקריות. האם חשוב לכם להשקיע יותר במתן חוויה טכנולוגית או בעיצוב האולם? קבעו עדיפויות ויעדים מול כל קטגוריה.
8. הזמינו מקום מוקדם:
כדאי להזמין את האולם מוקדם כך שתוכלו לוודא שהוא זמין בתאריכים שאתם רוצים. אולמות נחשקים יכולים להסגר מוקדם מהרגיל, תשריינו לכם את המקום האהוב עליכם.
באמצעות טיפול נכון בנקודות אלו ובתהליך בחירה יסודי, תוכלו להבטיח שהאולם והמתחם שתבחרו יתאים לצרכים ויענה על כל הדרישות המיוחדות של ההרצאות והישיבות שלכם. המון הצלחה בהפקת האירוע שלכם.
רוצים לעשות את הישיבה הבאה שלכם במקום מרכזי, נגיש, טכנולוגי, מעורר השראה שידאג לכל הפרטים קטנים כגדולים? אצלנו במיי קמפוס תוכלו למצוא אולם לכנסים במרכז הארץ עם קרבה לתחבורה ציבורית. לקבלת פרטים נוספים על בחירת אולם לישיבות אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר בכל עת!