כנסים נועדו להפגיש בין אנשים במטרה להחליף מידע בנושאים מקצועיים, לדון באתגרים המתעוררים בתהליכי עבודה ובדרכים לפתרונן, להציג תגליות חדשות, רעיונות עסקיים והישגים מרשימים או להגביר את המודעות למותג בסביבה מקצועית.
גורמים רבים משפיעים על הצלחת הכנס ועל תוצאותיו. אחד מהם הוא הבחירה הנכונה של אולם מקצועי לכנס. לפני שניגשים לבחירת האולם, חשוב להגדיר בצורה ברורה את הקהל, מטרת הכנס, את מועדו, מספר הדוברים והמשתתפים ורק אז לגשת למלאכת איתור המקום.
לא כל אולם מתאים לקיום הכנס. אולם הכנסים צריך להיות מרווח ומאובזר לטובת המשתתפים והדוברים.
אז איך בוחרים אולם מקצועי לכנס – קבלו מספר טיפים:
מיקום אולם הכנסים
בבחירות מיקום הכנס, שימו לב באיזה קלות ניתן להגיע אליו בתחבורה ציבורית וברכבים פרטיים. תבדקו האם יש מספיק מקום חניה ובאיזה בניין ממוקם אולם הכנסים. תבחנו את המרחבים, את העיצוב פנים, את מצב המעליות והשירותים ורמת הניקיון הכללית.
קיבולת אולם הכנסים
החליטו על היקף האירוע וכמות המשתתפים. תוודאו שמלבד האולם בו יתקיים הכנס, ישנו חלל המספיק לרישום, לאזורי מנוחה לאורחים ולמקום בו האורחים יוכלו לצאת להפסקה בנעימות.
כיבוד
אם אתם מתכננים אירוע שנמשך מספר שעות, רצוי לדאוג להפסקת קפה וכיבוד קל. הפסקות כאלה מאפשרות לאורחים להתרענן, להסיח את דעתם, לפגוש ולהכיר אנשים אחרים ולדון בנושאים השונים. אחרי הכל, אנשים מגיעים לכנסים לא רק כדי להחליף מידע, אלא גם כדי להרחיב את הקשרים העסקיים.
במקרה שהכנס יימשך לאורך כל יום, רצוי להגיש כיבוד יותר משמעותי. בדקו אלו אפשרויות של כיבוד מציע המקום שבחרתם ושהכיבוד שבחרתם מתאים לקהל ולאופי הכנס.
אביזרים טכניים
בעת בחירת אולם הכנסים, הקפידו לברר איזה ציוד מספק המקום והאם הוא כלול במחיר או עליכם לשלם תוספת בנפרד.
הציוד הדרוש לכנסים כולל בדרך כלל: מקרן, מסך הקרנה, מיקרופונים ומערכת הגברה, עמדת מרצה עם מחשב, חיבור ל-WiFi, ועוד. הקפידו לבדוק מי בדיוק יהיה אחראי על התפעול של הציוד ביום האירוע ומיהו איש הקשר. בכל מקרה, מומלץ לבצע טסט לכל החומר הויזואלי טרם תחילת הכנס על מנת לוודא שהכל עובד כשורה. בנוסף, שימו לב לרמת התאורה המלאכותית והנוכחות של חלונות, איכות המזגן ומערכת האוורור.
עריכת כנסים מצריכה הקפדה על פרטים ותכנון מוקדם. בחירת אולמות כנסים היא אחת הגורמים המרכזיים שתורמת להצלחת האירוע ולכן יש להתייחס בזהירות רבה להחלטה זו.
ב- My Campus נוכל להציע לכם מגוון אולמות כנסים בגדלים ועיצובים שונים, שיתנו מענה לכל כנס עסקי או הרצאה בהתאם לדרישות שלכם. הצוות שלנו יעמוד לרשותכם ויעניק לכם שירות ללא פשרות לאורך כל מהלך הכנס.
לצפייה במגוון האולמות והכיתות לחצו כאן
