איך מפיקים כנס עסקי ולמה חשוב לשים לב
הפקת כנס עסקי היא דרך מצוינת לקרב אנשים בתוך חברה או בתוך הענף העסקי, לחלוק רעיונות, ושיטות עבודה מומלצות, לפרסם מוצרים או שירותים חדשים וללמוד על מגמות והזדמנויות עדכניות בשוק.
הפקת כנס היא משימה מורכבת, שלעתים דורשת חודשים של תכנון מדוקדק על מנת להבטיח את הצלחת האירוע.
קבלו מדריך קצר להפקת כנס עסקי ולמה חשוב לשים לב:
הגדרת התקציב
הגדרת התקציב להפקת כנס עסקי הוא מרכיב מכריע בתכנון האירוע. הגדירו את התקציב בהתבסס על היעדים, האסטרטגיה והיכולת שלכם לשאת בהוצאות. כדי להתחיל לבנות את התקציב, מומלץ לקבוע מה המשמעות של הצלחה כלכלית של הכנס וכיצד הייתם רוצים למדוד אותה. זכרו שכנס לא בהכרח מכסה את עצמו מיד, חשבו על הכנס כהשקעה ומה התוצר שאתם רוצים להפיק ממנו.
בחירת המקום לכנס עסקי
בחירת המקום הנכון בו יתקיים כנס עסקי צריכה להתבצע בהתאם לכמה פרמטרים:
– כמות המשתתפים הצפויה באירוע.
– מיקום ונגישות נוחים למשתתפים: בדקו האם קל להגיע למקום ברכב ובתחבורה ציבורית והאם קיימות מקומות חניה בקרבת המקום.
– איזו אווירה אתם מחפשים בכנס: אווירה עסקית, אווירה של אירוע, חשבו מה משדר המקום שבחרתם.
– איזה שירותים מציע המקום שבחרתם: בחרו מקום שמציע את כל השירותים הנלווים שאתם צריכים וכך תהיו רגועים ולא תצטרכו לעבוד עם עשרות ספקים ביום הכנס.
אבזור טכנולוגי
בחרו מקום שמציע לכם את האבזור הטכנולוגי שאתם צריכים. זכרו לעשות תיאום ציפיות מראש ולבקש מראש כל דבר שאתם צריכים החל ממקרן ועד מעביר שקופיות. אל תבנו על דברים שלא ווידאתם שאולם הכנסים יכול לספק לכם.
קייטרינג
כיבוד הוא חלק משמעותי בכנס אבל לא חייבים להעמיס את האורחים בשפע אין סופי. שמרו על קו קליל ומאוזן. בחירת התפריט מונעת בעיקר על ידי תקציב. תבדקו האם המקום בו אתם מתכננים לערוך את הכנס העסקי יכול לדאוג גם לשירותי הקייטרינג ואם כן, מה איכותו, האם כשר והאם יש לקייטרינג רישיון יצרן.
צוות המלווה את הכנס
משלב הזמנת המיקום ועד לסיוע ביום של הכנס, הדאגה הגדולה ביותר של עורכי הכנסים היא ההתמודדות עם צוות המקום, שעלול להיות לא מספיק שירותי. צוות מקצועי, אדיב ומיומן מהווה את מערכת התמיכה שלכם לאורך כל שלבי ההתארגנות של הכנס. תוודאו שאתם בוחרים מקום בו יש על מי לסמוך, ממי לקבל את מירב העזרה, דאגה לניקיון ומתן פתרונות מהירים לכל בעיה שעלולה להתרחש.
אין ספק שיש הרבה אלמנטים שצריך לקחת בחשבון כשמפיקים כנס עסקי ובחירת המקום הנכון לעריכת הכנס יכולה להיות ההבדל בין כנס מוצלח שייזכר על ידי כל המשתתפים או עוד אירוע בינוני.
אנחנו ב- My Campus מתמחים בארגון כנסים עסקיים, הרצאות, סדנאות והאקתונים. אתם תדאגו לתוכן ואנחנו נדאג לכל השאר! נשמח לטפל בכל הפרטים הקשורים בכנס העסקי שלכם בהתאמה אישית, ותוך דאגה אינסופית לצרכים שלכם.
אצלינו תוכלו למצוא מגוון של אולמות עם ציוד טכנולוגי מתקדם שמיועדים לקיום כנסים עסקים. הצוות של My Campus יעניק לכם שירות ללא דופי וילווה אתכם במהלך ההכנות לכנס העסקי ובמהלך הכנס עצמו.
לצפייה במגוון האולמות והכיתות לחצו כאן
