תכנון כנס הינו דבר מאתגר ובחירת מקום מתאים לכנס הינה החלטה מכרעת, שעל פיה יקום או ייפול האירוע שלכם. ברגע שתבחרו את המקום הנכון לאירוע, כל השאר כבר יתחבר בקלות יחסית. 

להלן מספר טיפים חשובים לבחירת מקום לכנס קטן:

הגדירו את הדרישות

לכל כנס יש דרישות משלו וחשוב מאוד להגדיר אותם מראש. הכינו את רשימת הדרישות וכך תוכלו מראש לוותר על המקומות שלא יכולים לספק את התנאים הנחוצים לכנס.  

הגדירו תקציב

התקציב ישפיע על ההחלטות שלכם בדבר איתור מקום לכנס קטן. למרות שזה עשוי להיראות כמו הגבלה, זה גם כלי שימושי לצמצום אפשרויות של המקומות שאינם מתאימים. 

קבעו את מספר המשתתפים

העריכו את כמות המשתתפים הצפויה ובחרו את המקום על סמך הקיבולת המרבית שלו. אתם לא רוצים מקום גדול מדי, כך שהחלל ייראה ריק, ומצד שני חשוב לוודא שהמקום מספיק מרווח ונוח למשתתפים. המשתתפים יצפו לישיבה נוחה לאורך כל המפגשים ולתנאים נאותים שמאפשרים הקשבה ולמידה. שימו לב לפרט חשוב: אם תבחרו אולם שניתן לסדר אותו בכמה דרכים, למשל עם או בלי שולחנות, תוכלו לבחור את הסידור הנכון לפי כמות האנשים הסופית שבדרך כלל לא בטוחים לגביה בעת סגירת האולם. אם בסופו של דבר תהיה לכם כמות קטנה יחסית של משתתפים בכנס, בחרו בשולחנות ומיד האולם יתמלא. אם בסופו של דבר נרשמו יותר אנשים ממה שציפיתם, וותרו על השולחנות כדי לרווח. 

חשבו על מיקום נגיש ונוח

מיקום נוח ונגיש חיוני בהחלט להבטחת נוכחות מרבית ונוחות של המשתתפים בכנס. קישורי תחבורה ציבורית בקרבת מקום או חניה בשפע הם שיקול שחובה לקחת בחשבון באיתור המקום.

ניקיון

נראה מובן מעליו אבל חשוב שתבדקו שהמקום דואג לשירותי ניקיון ומוודא שחלל האירוע מסודר ונקי כל הזמן ולא רק מנקים בסוף הכנס. 

טכנולוגיה

טכנולוגיה היא מרכיב מרכזי בכל הקשור לאירוח הכנס, וזה יכול להיות מתסכל כאשר אולם הכנסים שאתם שוכרים אינו מאובזר כראוי. בחרו מקום שמציע מקרנים ומסכים מובנים לצד חיבור לאינטרנט אלחוטי. עמדת מרצה חכמה תשרת אתכם נאמנה בכל כנס. 

הכירו את הצוות של המקום 

צוות מנוסה ומקצועי שחווה אינספור כנסים, ידע לעזור לאירוע שלכם להתנהל בצורה חלקה. תכירו את הצוות, תתייעצו איתו ותסמכו על העזרה שלו בכל הנוגע לתיאומים ופרטים לוגיסטיים.

חפשו הזדמנויות מיתוג

כל כנס מוצלח נותן לכם את ההזדמנות המושלמת למתג את החברה שלכם, אז הקפידו לעשות את זה נכון. לעולם אל תפספסו את ההזדמנות למתג את הכנס שלכם ולהרשים את המשתתפים באמצעות מיקום שמכבד את האירוע ויוצר אווירה של מקצועיות.

כשמחפשים מקום לכנס קטן, כדאי לזכור שהפרטים הקטנים חשובים מאוד. בסופו של דבר חשוב לבחור מקום שידאג לכל ואתם תהיו רגועים ותוכלו להתמקד בתוכן. 

אנו ב- My Campus נשמח לספק לכם אולם מושלם לכנס קטן שיעמוד בסטנדרטים הגבוהים ביותר. אנחנו מבטיחים שכל משתתפי הכנס יהינו מחוויה מיוחדת ויצפו לאירוע הבא שלכם.

לצפייה במגוון האולמות והכיתות לחצו כאן