הדברים הקטנים שכדאי לבדוק לפני הזמנת אולם כנסים קטן?
ציוד טכני, מחיר ומיקום גיאוגרפי – אין לנו ספק כי את שלושת אלו בהכרח תבדקו לפני שתסגרו אולם לכנס שאתם עורכים ומארחים. לא שאלו לא חשובים (הרי שהם חשובים מאד!), אלא שישנם דברים נוספים שכדאי לקחת בחשבון, שכן תרומתם לחוויית ורווחת האורחים בכנס, אדירה. אנחנו ב-My Campus שמחים לשתף אתכם בכמה טיפים קטנים, שאימוצם יעשה הבדל גדול (מאד).
התרשמתם ממספר אולמות לכנסים קטנים ואתם קרובים להכרעה? הבטיחו כי באולם הכנסים שתבחרו יש גם את הדברים הבאים.
אולמות לכנסים קטנים חייבים לכלול את הדברים הבאים
אתם רוצים את המשתתפים בכנס נינוחים, מחייכים, מעורבים ומרוצים. השאלה הגדולה היא עד כמה (אם בכלל) יש לכם שליטה על שביעות רצונם הכללית? הצלחה של כנס נשענת על המון דברים, בין היתר על האולם בו אתם צפויים לארח אותו. ולכן, חשוב שתעניקו חשיבות גדולה לדברים הגדולים והקטנים כאחד. אם כן, לפניכם 3 דברים שלא בטוח שהענקתם להם חשיבות, אך חשיבותם – גדולה מאד:
- לובי אירוח – בכנסים, כמו בכנסים, נהוג לערוך קבלת פנים קצרה וחמימה, נהוג לרשום את המשתתפים בכניסה ולעיתים נדרש איזור מכירה מחוץ לאולם. במעמד ההשוואה בין אולמות לכנסים קטנים, בדקו באיזה אולם ישנה רחבת קבלת פנים / לובי לאירוח האורחים המגיעים לכנס. למרות שהלובי יארח רק חלק קטן מהאירוע, יש לו השפעה אדירה על עיצוב החוויה הכללית של המשתתפים, על יצירת אווירה מעוררת השראה ועל הרצון של המשתתפים להשתתף באירועים עתידים שתקיימו.
- חלונות באולם – אנחנו יודעים, יתכן שאתם תוהים לעצמכם כעת: "חלונות? אני באמת צריך לבדוק אם יש באולם הכנסים חלונות?", והתשובה היא שכן ויש לכך הסבר. לרוב, כנסים מתחילים בשעות הבוקר המוקדמות וגולשים לשעות הצוהריים והערב. ומדוע אנו מציינים זאת? משום שחלל המואר על ידי אור השמש, בהכרח נעים, "מעורר" ומזמין יותר מחללים "אטומים". באותה הנשימה, בתקופה בה נגיף הקורונה עוד כאן, ישנה חשיבות אדירה לאוורור החללים וישיבה בחללים פתוחים במידת האפשר.
- עיצוב מודרני-עדכני – כנסים נפרסים על פני שעות ארוכות ולעתים גם על פני ימים. מכאן, שהנרשמים לכנס צפויים לבלות באולם הכנסים לא מעט זמן. אתם, כמארחי-מנהלי הכנס, רוצים להבטיח בעבורם שהות לא פחות ממושלמת. ומה יבטיח שהיא אכן תהיה מושלמת? בין היתר, עיצובם של אולמות לכנסים קטנים. התרשמו מהתמונה הכוללת, אך גם מכל אלמנט-רהיט עיצובי כדוגמת הכיסאות, שולחנות, חיפוי הרצפה, אריחי האקוסטיקה שעל הקירות, גופי התאורה וכן הלאה. בעוד אחריותכם היא על תוכנו של מה שבתוך הקנקן, אחריותנו היא להבטיח את האיכות של כל המעטפת הדרושה לכם.
מעוניינים במידע נוסף על הפקת כנס? לחצו על הלינק
לצפייה במגוון האולמות והכיתות לחצו כאן
