איך פונים לדבר הגדול הזה שנקרא הפקת כנס? תחילה, לוקחים נשימה ארוכה. ולאחר מכן? מתפנים לקרוא את חמשת הדברים ליצירת תשתית הפקה מקצועית!
1. מה התקציב שתרצו להשקיע בהפקת הכנס?
ככל שאתם מפיקים אירוע עסקי גדול יותר, כך ההשקעה הכספית הנדרשת – גבוהה יותר. בעוד קורסים וסדנאות ניתן להפיק בתקציבים צנועים למדי, כנסים בהם צפויים להתארח בין 100 ל-200 איש, מחייבים אתכם להיערך בצורה אחראית ומחושבת – מקצועית, אך גם כלכלית. לכן, ראוי שהצעד הראשון שלכם עם הפקת כנס, יהיה להבין מה התקציב שבאפשרותכם להשקיע. הסכום שתנקבו וזה שיקבל את התואר "התקציב", ינחה אתכם עם בחירותיכם: אילו מרצים להזמין, היכן לערוך את הכנס, היקפי וערוצי הפרסום הרלוונטיים לכם, האם לחלק מרצ'נדייז למשתתפים וכיוצא בזה.
2. מה אתם רוצים להשיג מהכנס שלכם?
ישנם המון סוגי כנסים, כאשר צריכה להיות לכם לפחות סיבה אחת טובה להפיק ולארח אותם. חשוב שתשאלו את עצמכם (ותשיבו לעצמכם!): "מה אני רוצה להשיג מהכנס? / מהי ההצדקה להשקעה הכספית בו? הסיבות יכולות להיות שונות ומגוונות: הגדלת מכירות, יצירת תדמית חיובית, גיוס משקיעים/שותפים, ביסוס מעמדכם כאוטוריטה וכן הלאה. בהתאם למטרה תוכלו לקבל החלטות לגבי התוכן וההפקה.
3. מי הקהל שצפוי להתארח בכנס שלכם?
אתם עורכים כנס למנהלים, כנס לבעלי מקצועות חופשיים או כנס פרישה? נסו לאפיין לעומק ובצורה יסודית ככל הניתן, את "פרופיל האורח" שאתם רוצים להזמין לכנס שלכם: האם יש לו השכלה מסוימת, ניסיון מקצועי ספציפי, מודל העבודה שלו (שכיר / עצמאי) וכל פרמטר נוסף שראוי לדעתכם להתחשב בו. הצלחת הכנס מותנית בהתאמת התכנים וההפקה לקהל שצפוי להתארח בו.
4. הפקת כנס – עם או בלי מפיק?
אי אפשר לדבר על הפקת כנסים מבלי לדבר על מפיקים מקצועיים. מצד אחד, הפקה מקצועית תחסוך מכם את הבדיקות, ההשוואות, הארגונים, החתימה על ההסכמים ותפעול הכנס. החיסרון? הפקה דורשת תקציב גדול יותר. ובחזרה לסעיף הראשון: התקציב שלכם. כל עוד יש לכם תקציב המאפשר לכם עבודה מפיק, אל תחשבו פעמיים. עם זאת, חשוב להדגיש: גם כנסים של 200 איש ניתן להפיק עצמאית עם הירתמות עובדי הארגון. בנוסף, חשוב לבחור לקיים את הכנס במקום שיכול לספק לכם כמה שיותר מצרכי הכנס כדי שלא תצטרכו להתעסק עם מספר גדול של ספקים.
5. היכן כדאי לארח את הכנס המקצועי?
הדבר החמישי והאחרון שחשוב להעמיק בו: המקום אליו תזמינו את הנרשמים לכנס! לתפישתנו, אולם הכנסים בו תבחרו חייב לכלול את כל הדברים הבאים:
- אולם המתאים בגודלו לכמות המוזמנים לכנס. אנחנו ב-My Campus שמחים להציע לכם שני אולמות כנסים המותאמים לאירוח של עד 120 ועד – 200 אורחים
- אולם כנסים במיקום אסטרטגי מרכזי + שפע מקומות חניה לאורחים שלכם
- פתרונות הכרחיים לקיום כנס, לדוגמא: טרקלין התכנסות ואירוח, עמדת מרצה חכמה, הגברה ואינטרנט, אפשרויות כיבוד והכי חשוב, צוות שירותי ומקצועי.
- תמחור הוגן לפי שעה, ולא לפי אירוע
לצפייה במגוון האולמות והכיתות לחצו כאן
