הפקת כנסים זה מקצוע הדורש מיומנות וניסיון. כאשר ניגשים להפקת כנס, יש חשיבות גדולה לפרטים, יש לנתח את קהל היעד, לבנות תקציב, לבחור את התאריך הנכון ולקחת בחשבון משתנים שונים ורבים.
כדי להקל עליכם את המלאכה, ריכזנו עבורכם כמה טיפים שיעזרו לכם להפיק כנס מקצועי ואיכותי:
הפקת כנסים – כל מה שחשוב לדעת!
בחירת לוקיישן
אחד הדברים החשובים ביותר בתכנון או הפקת כנסים הוא הלוקיישן שבו תערכו את הכנס. חשוב לבחור מיקום שהוא מספיק מרכזי כדי לאפשר לכולם להגיע בנוחות – בין אם הם מגיעים בתחבורה ציבורית ובין אם הם מגיעים ברכב פרטי וצריכים מקום חניה קרוב ונוח. מקום שהוא גם מרכזי, גם עם שפע חניה וגם עם תחבורה ציבורית זו כבר משימה לא פשוטה.
מקום הכנס משפיע גם על האווירה ולכן חשוב לבחור מקום מעורר השראה ונעים, מעוצב בצורה מושקעת ואסתטית, שנעים לשהות בו ושיש בו צוות שירותי ואדיב.
מתקנים ושירותים במתחם
בנוסף, חשוב לבחון היטב את המתקנים המוצעים במתחם הכנסים – האם יש מספיק חדרי שירותים נוחים ונקיים? האם יש אפשרות לפינת קפה מאובזרת? האם המקום נגיש לבעלי מוגבלויות? האם המקום יכול לספק לי איש טכני? אולי מספר אולמות לכנסים בגדלים שונים, כדי לקיים כנס מגוון שבו המשתתפים עוברים בין תחנות ומשתתפים במספר אירועים? האם יש טכנולוגיה איכותית מתאימה להגברה, להקרנת שקופיות וסרטונים ועוד. ערכו רשימה של הצרכים שלכם.
לוגיסטיקה ולוח זמנים
אלמנט חשוב נוסף, שאי אפשר להתעלם ממנו, הוא לוח הזמנים של הכנס. לפני בחירת תאריך לכנס, פתחו לוח שנה ומועדים ובדקו שהתאריך של הכנס לא נופל על אירוע אחר חשוב למשל גמר המונדיאל. בחרו שעה שמתאימה לקהל שאותו אתם מזמינים. אם אתם מזמינים למשל מנהלות משאבי אנוש, בחרו בשעת בוקר לכנס.
חשוב להיות מתואמים בין כל המשתתפים בארגון הכנס ולוודא שכל אחד יודע מה תפקידו ומתי הוא מבצע כל פעולה.
אורחי הכנס צריכים לדעת מראש בדיוק מתי מתחיל הכנס והיכן הוא מתקיים, מהם הסדרי החניה ואם עליהם לשלם בכניסה, או שההשתתפות היא ללא תשלום.
לא פחות חשוב – אורחי הכנס צריכים לדעת מה צפוי להם במהלך הכנס, האם יש כיבוד או שעליהם להתארגן בעצמם, האם יש מספר הרצאות באולמות שונים או שהכנס מתקיים באולם אחד, מיהם המרצים בכנס (אם יש כאלה) ומתי הכנס מסתיים.
כיבוד ומתנות
בעת הפקת כנס, מומלץ ורצוי להיעזר באמצעים שונים לצורך הדגשת מטרת הכנס, כמו חלוקת מוצרי קד"ם. כמו כן השקיעו בכיבוד מפנק ואיכותי, אנשים נוטים לייחס את איכות הכיבוד ביחס ישיר לאיכות הכנס וגם זוכרים איך היה הכיבוד בכנס.
הפקת כנסים עם My Campus
מתחמי MY קמפוס מציעים חוויה איכותית ומעוררת השראה של הלוקיישן המושלם לקיום כנסים. אתם מקבלים מאיתנו כל מה שצריך, חניה בשפע, קרבה לתחבורה ציבורית, צוות מקצועי ואדיב, מתחמים מעוצבים, אולמות וכיתות המתאימים לקיום כנסים מסוגים שונים – ברמה גבוהה וללא פשרות.
אם אתם מעוניינים לדעת עוד על הפקת כנסים מקצועיים או מחפשים מקום שעושה הרבה כדי שיהיה לכם כנס מוצלח ובלתי נשכח – דברו איתנו!
לצפייה במגוון האולמות והכיתות לחצו כאן
