כשזה מגיע לארגון כנס, בחירת המקום שיארח אתכם משחק תפקיד נכבד וקריטי ביותר להצלחת האירוע כולו. שוק הכנסים והאירועים עמוס מאוד וההוצאות על ארגון הכנסים רק הולכות וגדלות אז כדאי לארגן אותו בצורה טובה ויעילה.
השאלה היא איך להפיק את הכנס המושלם ולבחור את המקום האידיאלי לעריכתו? במהלך הבחירה יש לקחת בחשבון מספר רב של משתנים – ממטרת הכנס ועד לאפיון קהל המשתתפים, שלא לדבר על הנושא הרגיש של התקציב –אין להשאיר דבר ליד המקרה.
אז קבלו מספר עצות לגבי תכנון כנס ואיך להפוך אותו למושלם:
אפיינו את הקהל לכנס ואת מספר המשתתפים
טיפ חשוב לפני העברת כנס הוא לאפיין את קהל היעד. שאלו את עצמכם, האם הכנס שאתם מתכננים מיועד למנהלים, עובדים, שותפים או לקוחות של החברה? האם מדובר בקבוצה הומוגנית? מה טווח הגילאים של המשתתפים? כל אלה שאלות שחשוב שיקבלו מענה. הכנס צריך להיות מאורגן מתוך מחשבה על המשתתפים, כך שיוכל לענות על הצרכים והציפיות שלהם ויתחשב בתחומי העניין של כולם.
בדקו את הצרכים הטכניים
על מנת שהכנס יעבור בצורה חלקה, יש צורך בציוד טכני החל ממקרן ומסך הקרנה, עמדת מרצה חכמה, אינטרנט מהיר, מערכת הגברה ומיקרופונים. תוודאו שכל האבזור הזה עומד לרשותכם וכי במקום קיימת תמיכה טכנית זמינה.
ארגון כנס מתחיל בבדיקת המקום
בעת ארגון כנס חשוב לוודא שהמקום מונגש לכל המשתתפים. כמו כן, בדקו שהמיקום הגאוגרפי מתאים לאנשים שמגיעים ממקומות שונים בארץ. תחבורה ציבורית וחניה בשפע יעלו משמעותית את אחוזי ההגעה לכנס.
אל תמעיטו בחשיבות התאורה ואקוסטיקה
לעתים קרובות מארגנים נוטים להתעלם מהנושא של התאורה והאקוסטיקה כשמדובר בבחירת מקום לכנס. תזכרו שלגורמים אלו יש השפעה עצומה על חווית המשתתפים והנואמים כאחד. תאורה חמה למשל מייצרת אווירה של חמימות וקרבה לעומת תאורה לבנה שמייצרת אווירה דידקטית וקרה.
תקציב – חובה להתייחס אליו בכל ארגון כנס
ארגון כנס עסקי כרוך בהוצאות רבות. אתם משקיעים תקציב גדול וזמן רב בתכנון והפקת החומרים הפרסומיים, בשיווק ופרסום ולבסוף גם במכירות. צריכים לחשוב על מטרת הכנס כאשר בונים את התקציב, לא תמיד נצליח לכסות את עלויות הכנס אך צריך להסתכל על הכנס כהשקעה שאמורה להניב לכם תוצאות.
איפה לארח את הכנס?
קיים מבחר רחב של מקומות, בהם ניתן לערוך כנס. בחרו מרכז כנסים שעונה על הצרכים שלכם, חשבו על התמונה המנצחת שלכם בכנס אחרי כל ההשקעה ואיך אתם מדמיינים שבסוף הכל יראה. הקפידו לבקר פיזית באולם הכנסים ולא להסתפק בתמונות, ערכו תיאום ציפיות עם המקום כדי לוודא התאמה מרבית לכנס ולמנוע לחץ מיותר ביום האירוע.
אנו מקווים שהטיפים שאספנו עבורכם, יעזרו לכם בתכנון כנס מושלם. הצוות של My Campus ישמח לעמוד לרשותכם בכל דבר עניין ולהציע לכם מתוך מבחר אולמות כנסים במרכז שיתאימו לכנס שאתם מתכננים. לפרטים נוספים צרו קשר.
