הפקת כנסים עסקיים – המדריך המלא!

"איך אגרום לאנשים להירשם דווקא לכנס שלי?", "איך אוכל להבטיח את הצלחת הכנס?", "למה המשתתפים מצפים ממני ומהכנס?" – שאלות אלו ועוד רבות לבטח מתרוצצות להן בראשכם עם החלטתכם להפיק כנס מקצועי-עסקי. ולנו? יש תשובה לשאלות הנ"ל בדמות מספר טיפים להפקת כנסים עסקיים.

הפקת כנסים עסקיים – טיפים להפקת כנס עסקי מוצלח במיוחד!

טיפ #1: הגדירו את מטרות הכנס

הפקת כנס מוצלח היא אמנות בפני עצמה, המשלבת תכנון קפדני, יצירתיות ותשומת לב לפרטים. ראשית, חשוב להגדיר מטרה ברורה לכנס – האם מדובר בהעברת ידע, נטוורקינג, או אולי השקת מוצר חדש? מטרה מוגדרת תסייע בכל שלבי התכנון והביצוע. שנית, בחירת נושא מעניין ורלוונטי לקהל היעד שלכם היא קריטית. עליכם לוודא שהתוכן שתציגו יהיה בעל ערך ממשי למשתתפים, כזה שיגרום להם להרגיש שהשקעת הזמן והכסף שלהם הייתה כדאית.

טיפ #2: בחירת מרצים או מנחים לכנס

בחירת מרצים ומנחים מובילים בתחומם תוסיף יוקרה ואטרקטיביות לכנס. כדאי גם לשקול שילוב של פעילויות אינטראקטיביות, סדנאות או פאנלים, שיעודדו מעורבות פעילה של המשתתפים. תכנון לוגיסטי מדויק, הכולל בחירת מיקום נוח ונגיש, תזמון מתאים, וארגון הסעדה איכותית, יבטיח חוויה חיובית למשתתפים. לבסוף, אל תזניחו את השיווק והפרסום של הכנס – השתמשו במגוון ערוצי תקשורת, כולל מדיה חברתית, לקידום האירוע ולמשיכת קהל היעד הרצוי.

זכרו, הצלחת הכנס נמדדת לא רק במספר המשתתפים, אלא גם באיכות החוויה שהם מקבלים ובערך המוסף שהם לוקחים איתם. בתכנון קפדני ויצירתי, תוכלו להפיק כנס שיענה על הציפיות של המשתתפים ויותיר רושם חיובי ומתמשך.

טיפ #3: השאירו זמן לנטוורקינג

הטיפ הזה אולי לא מפתיע אתכם, אך מה שבטוח הוא שלא ציפיתם שנפתח דווקא בו. והנה ההסבר שלנו: הסיבה העיקרית שאנשים נרשמים אל כנסים עסקיים היא בכדי להעשיר את הידע בתחום עיסוקם, להיחשף אל מתודות וכלים חדשים וכן, גם להכיר אנשים חדשים איתם יוכלו לרקום מערכת יחסים מקצועית.

סילבוס עשיר ומפואר בכנסים הכרחי, אך חשובות לא פחות הן קבלות הפנים וההפסקות היזומות במהלכן יוכלו המשתתפים ליצור חיבורים מניבים. 

טיפ #4: שיווק, שיווק ועוד פעם שיווק

הלגיטימיות לכנס שאתם רוצים להפיק תינתן לו על ידי דבר אחד בלבד: ההרשמה אליו. כנס ללא משתתפים? חסר תכלית.

אנחנו יודעים, הייתם שמחים לו בשורת הכנס הייתה מופצת בקלות ובמינימום מאמץ, אך בפועל עליכם לעבוד ולהשקיע בכדי ליצור מודעות לכנס שאתם מפיקים. בעת הפקת כנסים עסקיים השיווק שלכם צריך להתמקד בפתיחת קבוצה בפייסבוק, פרסום ממומן, הקמת עמוד נחיתה, פניה למנהלות הדרכה בארגונים ועוד. 

טיפ #5: מה יש בכנס שלכם שבכנסים המתחרים אין?

קהל היעד שלכם נחשף למודעות אודות כנסים עסקיים אחרים ואף מוזמן אליהם אישית. ומדוע אנו מציינים זאת? משום שעליכם לתת למשתתפים הפוטנציאלים סיבה להירשם דווקא לכנס שלכם.

חשבו על בידול, על הדבר הקטן (אך גדול) הזה שיכול לעשות את ההבדל ולהפוך את "המתעניין" ל"נרשם נלהב". הבידול יכול להיות למשל:

• מוצר שייצרתם במיוחד לכנס ותעניקו אותו למשתתפי הכנס בלבד
• פאנל של אורחים יחודיים מהארץ ומחו"ל
• הפקה מושקעת הכוללת כיבוד באיכות גבוהה ואולם כנסים תואם (אל תזלזלו בכיבוד איכותי) 
• מתנה למשתתפים (לדוגמא: כניסה חינם לכנס הבא שלכם)

טיפ #6: אתם מוכרחים (!) לפתוח את לוח השנה

נדלקתם על התאריך 23/3/24 ואתם מתעקשים לחגוג בו את הכנס? נחזור לרגע שוב לטיפ השלישי ונזכיר לכם כי ישנם כנסים נוספים הפונים אל קהל היעד שלכם. אנו מדגישים זאת, שכן תאריך הכנס שתבחרו ישפיע בצורה ישירה ומשמעותית על אחוזי התעניינות-הרשמה.

לדוגמא: אדם שנרשם לכנס בנושא תחליפי בשר שצפוי להיערך בחודש יוני, ככל הנראה לא ירשם לכנס דומה שבועיים אחר כך. בחרו בתאריך שיהווה עבורכם יתרון, ולא חיסרון. 

טיפ #7: פרסמו את הסילבוס המלא של כנסים עסקיים

ההבטחה ל"כנס מרתק ועשיר" ככל הנראה לא ממש תניע לפעולה (הרשמה). ומה כן? חשיפת הסילבוס המלא של הכנס, בדגש על רשימת הדוברים המלאה בו. 

אהה ודבר אחרון, בכל מה שקשור לתכנון או הפקת כנסים עסקיים אל תתפשרו על המקום בו יתקיים הכנס. כך שאם אתם מחפשים אולם כנסים מאובזר ומעוצב הממוקם במיקום מנצח? אתם לא מבקשים יותר מדי, רק את My Campus.

לצפייה במגוון האולמות והכיתות לחצו כאן